Administrar o condomínio do seu prédio

Começar: cinco passos, um de cada vez

Depois de confirmarmos o registo do condomínio, o MyKondo abre o arranque em ecrã inteiro. São cinco passos, e cada um prepara o seguinte: sem frações não há permilagem, e sem orçamento não há quotas. O «Seguinte» só avança com o passo completo, e diz o que falta.

1. Frações. Os blocos, os pisos e as frações do prédio, com a permilagem de cada uma, até somarem 1000‰.
2. Rubricas. As despesas do prédio, pelo nome. As doze mais habituais já estão sugeridas: a água, a eletricidade e a limpeza das partes comuns, os elevadores, o seguro.
3. Orçamento. O valor anual de cada rubrica. A quota anual e o fundo comum de reserva calculam-se sozinhos.
4. Ativar o orçamento. Antes de ativar, a pré-visualização mostra a quota de cada fração, com a conta feita.
5. Assembleia geral. A data e o local da assembleia onde o orçamento vai a votos. A ordem de trabalhos nasce já com esse ponto.

As quotas, sem folha de cálculo

O orçamento soma as despesas do ano, e a quota anual é essa soma. O fundo comum de reserva é uma percentagem dela, com o mínimo de 10% que a lei fixa. O MyKondo reparte o total pela permilagem de cada fração, em cêntimos inteiros, e entrega os cêntimos que sobram às frações com maior resto: a soma das quotas dá sempre o total do orçamento.

Experimente com os números do seu prédio na calculadora de quotas, e leia a regra no guia das quotas.

Contas que se leem

Por baixo está uma contabilidade em partidas dobradas, feita a partir dos documentos: emite um aviso, concilia um pagamento ou regista uma fatura, e o lançamento nasce sozinho. No dia a dia escolhe a rubrica, o fornecedor e a conta bancária.

O que vê está em português corrente: quem deve e de que meses, o que entrou, o que saiu e o que falta transferir para o fundo de reserva.

A assembleia, da convocatória à ata

A assembleia faz-se em seis etapas: a ordem de trabalhos, a documentação, a convocatória, as presenças, a reunião e a ata. Cada ponto mostra a maioria de que precisa, com o artigo da lei, e os votos contam-se em permilagem, ao vivo. No fim, a ata sai do que ficou registado, com o número seguinte do livro de atas.

Veja como funcionam as assembleias e as atas.

Passar a pasta

A administração de um prédio muda de mãos, e o que foi feito tem de ficar. No MyKondo, as contas, os avisos e os recibos, as atas do livro de atas e os documentos são do condomínio: quem entra continua de onde o anterior ficou.

• Por eleição. Quando a assembleia elege para a administração um condómino com conta no MyKondo, o acesso de administrador passa para ele no fecho da votação.
• Por convite. Convida-se o novo administrador por email, ou promove-se a administrador um condómino que já tenha conta.
• Os órgãos eleitos ficam registados, com as datas em que cada administração esteve em funções.

Começar a meio do ano

Num condomínio que chega ao MyKondo com história, a abertura de saldos regista o mês de arranque e o saldo de cada conta nesse momento. Daí para a frente, fica tudo no MyKondo.

O que vem a seguir

O MyKondo continua a crescer. Estas funcionalidades estão no roadmap, e vão ser implementadas para todos os utilizadores do MyKondo:

• Ligação direta ao banco. Os movimentos da conta a chegarem ao MyKondo sem passar pelo ficheiro do extrato.
• Pagamentos por Multibanco, MB WAY e débito direto. Mais formas de os condóminos pagarem as quotas, além da transferência para o IBAN do condomínio.
• Exportação dos relatórios. Os outros relatórios em PDF e em Excel, como o demonstrativo já sai em PDF.