Como convocar uma assembleia de condóminos, passo a passo

Quem convoca, e quando

Convocar a assembleia é uma das funções do administrador (Código Civil, art. 1436.º, n.º 1, alínea a). Também a podem convocar os condóminos que representem pelo menos 25 % do capital investido (art. 1431.º, n.º 2).

Há uma reunião que a lei marca: a da primeira quinzena de janeiro, para discutir e aprovar as contas do último ano e aprovar o orçamento das despesas do ano (art. 1431.º, n.º 1). Pode fazer-se, excecionalmente, no primeiro trimestre, se o regulamento do condomínio o previr ou se a assembleia o tiver deliberado por maioria (n.º 4).

As outras reuniões convocam-se quando for preciso, pela mesma forma.

O guia Funções e responsabilidades do administrador de condomínio arruma tudo o que lhe cabe, e diz o que acontece quando não há administrador.

Os cinco passos

1. Marcar o dia, a hora e o local. Ou a videoconferência: a assembleia pode fazer-se por meios de comunicação à distância (ver as perguntas, mais abaixo).
2. Escrever a ordem de trabalhos, ponto a ponto. É ela que diz aos condóminos o que vão decidir.
3. Redigir a convocatória, com o que a lei manda dizer.
4. Enviá-la com dez dias de antecedência, pelo meio que serve a cada condómino.
5. Guardar a prova do envio: o registo dos correios, os recibos assinados, os recibos de receção do correio eletrónico.

O que a convocatória tem de dizer

A convocatória deve indicar o dia, a hora, o local e a ordem de trabalhos da reunião, e informar sobre os assuntos cujas deliberações só podem ser aprovadas por unanimidade dos votos (art. 1432.º, n.º 4).

Convém juntar o que os condóminos vão votar: as contas do ano, a proposta de orçamento, os orçamentos de uma obra. Não é a lei que o pede; é o que permite decidir na reunião em vez de a adiar.

Por que meio se envia

O artigo 1432.º prevê três meios, e a escolha faz-se condómino a condómino:

Os dois primeiros estão no n.º 1 do artigo, e o correio eletrónico nos n.ºs 2 e 3, acrescentados pela Lei n.º 8/2022.

O artigo não prevê a convocatória só afixada na entrada do prédio ou deixada na caixa do correio, sem recibo assinado.

Para as cartas chegarem, o administrador precisa das moradas. Os condóminos devem informá-lo do seu número de contribuinte, morada, telefone e endereço de correio eletrónico, e atualizar esses dados (Decreto-Lei n.º 268/94, art. 3.º, n.º 2). Os que não residem no prédio devem comunicar-lhe por escrito o seu domicílio, ou o do seu representante (Código Civil, art. 1432.º, n.º 12).

Os dez dias

A carta registada é enviada com 10 dias de antecedência, e o aviso convocatório faz-se com a mesma antecedência (art. 1432.º, n.º 1).

Para uma assembleia a 20 de janeiro, a convocatória segue, o mais tardar, a 10 de janeiro. Na dúvida, envie mais cedo: uma convocatória que sai com quinze dias não tem defeito, e uma que sai com nove tem.

Se não vier gente suficiente: a segunda reunião

Em regra, as deliberações tomam-se por maioria dos votos representativos do capital investido (art. 1432.º, n.º 5). Se não comparecerem condóminos suficientes para a obter, a lei prevê uma segunda reunião:

É o que diz o n.º 6. Num prédio com 1000‰, a segunda reunião pode deliberar com 250‰ presentes.

Desde a Lei n.º 8/2022, a convocatória pode marcar a segunda reunião para trinta minutos depois, no mesmo local, se estiverem reunidas as condições para garantir a presença, no próprio dia, de condóminos que representem um quarto do valor total do prédio (n.º 7).

Há deliberações com maiorias próprias, como as inovações ou a alteração do título constitutivo. Têm as suas regras, que ficam para outro guia.

Quem não pode ir: a procuração

Os condóminos podem fazer-se representar por procurador (art. 1431.º, n.º 3). O artigo não exige uma forma especial. O habitual é uma procuração escrita e assinada, com o nome do procurador e a assembleia a que se destina; veja se o regulamento do seu prédio pede mais.

Depois da reunião

• A ata é obrigatória. Contém um resumo do essencial: a data e o local, os condóminos presentes e ausentes, os assuntos apreciados e as deliberações tomadas, com o resultado de cada votação (Decreto-Lei n.º 268/94, art. 1.º, n.ºs 1 e 2). A eficácia das deliberações depende da aprovação da ata (n.º 3). O guia Como redigir uma ata de assembleia de condóminos válida mostra o que escrever.
• As deliberações comunicam-se aos ausentes em 30 dias, por carta registada com aviso de receção ou por correio eletrónico, este nas mesmas condições da convocatória (Código Civil, art. 1432.º, n.º 9).

Como o MyKondo ajuda

No MyKondo, a convocatória sai da ordem de trabalhos da assembleia. Segue por email, com o PDF, e para quem a recebe por correio a aplicação gera as cartas, uma por fração, e guarda o dia e o número do registo dos correios. Na reunião, as presenças e o quórum contam-se em permilagem. A página Assembleias e atas mostra o percurso inteiro, da convocatória à ata.

Perguntas frequentes

A assembleia pode ser por videoconferência?

Pode. A assembleia tem lugar por meios de comunicação à distância, de preferência por videoconferência, sempre que a administração o determine ou a maioria dos condóminos o requeira. Se um condómino não tiver, fundamentadamente, condições para participar assim, e o tiver dito à administração, é ela que lhe assegura os meios; sem isso, a assembleia não pode fazer-se dessa forma (Decreto-Lei n.º 268/94, art. 1.º-A).

Posso convocar todos os condóminos por correio eletrónico?

Só os que o pediram numa assembleia anterior, com o pedido e o endereço escritos na ata. Os outros convocam-se por carta registada ou por aviso com recibo assinado (Código Civil, art. 1432.º, n.ºs 1 e 2).

O administrador não convoca a assembleia. O que podem fazer os condóminos?

Convocá-la eles. A lei dá esse poder aos condóminos que representem pelo menos 25 % do capital investido (Código Civil, art. 1431.º, n.º 2).

E se a convocatória for mal feita?

As deliberações contrárias à lei são anuláveis a pedido de qualquer condómino que não as tenha aprovado, dentro dos prazos do artigo 1433.º do Código Civil. É por isso que vale a pena cumprir os dez dias e guardar a prova do envio.

Fontes

• Código Civil, artigos 1431.º, 1432.º, 1433.º e 1436.º.
• Decreto-Lei n.º 268/94, de 25 de outubro, artigos 1.º, 1.º-A e 3.º.
• Lei n.º 8/2022, de 10 de janeiro, que acrescentou a convocatória por correio eletrónico e a segunda reunião trinta minutos depois.

Este guia é informativo. Diz o que a lei escreve à data da última atualização, e não é aconselhamento jurídico. O título constitutivo e o regulamento do seu prédio podem ter regras próprias; num caso concreto, consulte um jurista.