Para quem
Do Excel para o MyKondo
A folha de cálculo serve enquanto o prédio cabe numa página. Depois vêm os cêntimos que não batem, a coluna de quem já pagou e os documentos feitos um a um. No MyKondo, as contas que hoje faz na folha saem do orçamento e da permilagem, e começa com os saldos do mês em que entra.
Em resumo
- A repartição faz-se em cêntimos inteiros: a soma das quotas dá sempre o total
- Quem deve, quanto e de que meses, sem colunas pintadas à mão
- O extrato do banco importa-se em CSV ou Excel, e concilia-se com os avisos
- Começa no mês que escolher, com os saldos das contas nesse mês
=ARRED(B2/1000*1234,57;2)| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fração | Permilagem | Na folha | No MyKondo |
| 2 | R/C Esq | 96,5 | 119,14 € | 119,14 € |
| 3 | R/C Drt | 104,0 | 128,40 € | 128,39 € |
| 4 | 1.º Esq | 118,5 | 146,30 € | 146,30 € |
| 5 | 1.º Drt | 131,0 | 161,73 € | 161,73 € |
| 6 | 2.º Esq | 127,5 | 157,41 € | 157,41 € |
| 7 | 2.º Drt | 142,0 | 175,31 € | 175,31 € |
| 8 | 3.º Esq | 139,5 | 172,22 € | 172,22 € |
| 9 | 3.º Drt | 141,0 | 174,07 € | 174,07 € |
| 10 | Soma | 1000,0 | 1 234,58 € | 1 234,57 € |
Um cêntimo a maisO seguro custou 1 234,57 €. Na folha, as oito quotas somam 1 234,58 €.
O cêntimo que não bate
Numa folha, cada quota arredonda-se por si, e a soma das quotas falha o total por um ou dois cêntimos, a mais ou a menos. Parece pouco, e é o que impede as contas de fecharem no fim do ano. O MyKondo reparte em cêntimos inteiros e entrega os que sobram às frações com o maior resto: a soma é sempre o total.
Experimente com os seus números na calculadora de quotas
Quem deve, e de que meses
Na folha, é uma coluna por mês e células pintadas. Quando alguém paga três meses de uma vez, ou só metade, a conta faz-se à mão. No MyKondo, cada fração tem a sua conta corrente, e o «Por cobrar» diz quem deve, quanto e de que meses, com uma régua dos últimos doze. Uma transferência que cobre vários meses paga primeiro o mais antigo.
Como funcionam os avisos e os recibos
O extrato, linha a linha
Conferir o extrato contra a folha é o trabalho de todos os meses. O MyKondo lê o ficheiro que o banco exporta, em CSV, TXT ou Excel, mostra o que vai entrar antes de gravar, e propõe os avisos que cada movimento paga.
Como funciona a conciliação bancária
Os documentos, um a um
O aviso de cada fração, o recibo de cada pagamento, a convocatória e a ata deixam de ser ficheiros feitos à mão. Saem em PDF, com os números que estão nas contas, e seguem por email.
A folha é de quem a fez
Quando a administração muda de mãos, a folha vai com as fórmulas de quem a montou. No MyKondo, as contas, as atas e os documentos ficam no condomínio, e cada mês fechado fica guardado tal como ficou.
O que traz da sua folha
Cada coisa que hoje vive na folha de cálculo tem o seu lugar. Escreve-a uma vez, e as contas passam a sair dela.
- A lista das frações e as permilagensDo título constitutivoO primeiro passo do arranque. Escreve a permilagem de cada fração, com a soma à vista enquanto escreve, até fechar nos 1000‰.
- As despesas do ano, rubrica a rubricaAs rubricas e o orçamento. As doze rubricas mais habituais já estão sugeridas. Dá o valor anual de cada uma, e a quota anual e o fundo comum de reserva calculam-se sozinhos.
- O mapa de quotasSai do orçamento. A pré-visualização mostra a quota de cada fração, com a conta feita, antes de o orçamento entrar em vigor.
- Os saldos do bancoA abertura de saldos. Os saldos com que as contas começam: a conta corrente e a do fundo de reserva, no mês de arranque.
- A coluna «pago» de cada mêsO extrato do banco. Importa o ficheiro, concilia cada movimento com os avisos que ele paga, e emite o recibo de cada pagamento.
- As contas para a assembleiaO demonstrativo. Do mês, do ano até à data ou do ano inteiro, em PDF.
- A folha dos anos anterioresOs documentos do condomínio. Guarda lá os ficheiros antigos, em Excel ou em PDF, à vista de todos os condóminos ou só da administração.
Começar: cinco passos, um de cada vez
Depois de confirmarmos o registo do condomínio, o arranque leva-o por cinco passos: as frações, as rubricas, o orçamento, a ativação e a primeira assembleia. A ajuda de cada passo diz o que fazer, e quase sempre em que documento estão os dados.
2 de 5 passos concluídos
- FraçõesFeito
- RubricasFeito
- 3OrçamentoFalta
- 4Ativar o orçamento
- 5Assembleia geral
Está previsto o que se vai gastar?
Ainda não há orçamento para o exercício. É ele que decide quanto cada fração paga por mês.
O orçamento é o que decide quanto cada fração paga por mês. Sem ele, não há cotas — há valores inventados.
Começar a meio do ano
Pode começar em qualquer mês do ano. Há duas maneiras de entrar:
- A partir de agora. O orçamento cobre só os meses que faltam, e as contas abrem com os saldos deste mês. O que ficou para trás fica na folha.
- Com o ano em dia. O orçamento cobre o ano desde janeiro, e as contas abrem com os saldos de janeiro. Emite os avisos dos meses que já passaram, cada um com a data de emissão e o vencimento do seu mês, e depois importa o extrato do banco desde janeiro e concilia-o.
O que vem a seguir
O MyKondo continua a crescer. Estas funcionalidades estão no roadmap, e vão ser implementadas para todos os utilizadores do MyKondo:
- Exportação dos relatórios. Os outros relatórios em PDF e em Excel, como o demonstrativo já sai em PDF.
Perguntas de quem vem do Excel
Porque é que a soma das quotas da minha folha não dá o total?
Porque cada quota se arredonda ao cêntimo por si, e os arredondamentos não se compensam. O MyKondo reparte em cêntimos inteiros e entrega os que sobram às frações com o maior resto. O guia das quotas mostra a conta.
Tenho de passar tudo de uma vez?
Pode começar no mês corrente, com os saldos desse mês, e deixar o que ficou para trás na folha. Se preferir ter o ano inteiro no MyKondo, começa em janeiro e emite os avisos dos meses que já passaram.
Posso usar as permilagens que já tenho na folha?
Na calculadora de quotas, cola as duas colunas da folha — a fração e a permilagem — e vê as quotas na hora, sem criar conta. No MyKondo, escreve a permilagem de cada fração uma vez, no primeiro passo, com a soma à vista.
O que faço à folha antiga?
Guarda-a nos documentos do condomínio, em Excel ou em PDF. Fica com o prédio, e quem administrar a seguir encontra-a lá.
Os condóminos têm de mudar alguma coisa?
Continuam a pagar por transferência para o IBAN do condomínio. Passam a receber o aviso e o recibo por email, e quem quiser cria conta para ver a sua conta corrente. Veja o que o condómino vê.
Consigo tirar os documentos para fora?
Sim, em PDF: o demonstrativo, os avisos, os recibos, as notas de crédito, as cartas e as atas. A exportação dos outros relatórios está no roadmap do MyKondo.
Para saber mais
Os guias explicam a lei por trás de cada regra, com o artigo de cada afirmação.
Precisa de um orçamento para levar à assembleia? Veja a minuta do orçamento.
Passe as contas da folha para o MyKondo.
Peça o registo do condomínio. O arranque leva-o das frações ao primeiro orçamento, um passo de cada vez.