Assembleias de condóminos, da convocatória à ata

Seis etapas, pela ordem em que acontecem

1. Ordem de trabalhos. Em cada ponto diz sobre o que se vota: gestão corrente, uma inovação, uma alteração do título. O MyKondo mostra a maioria que esse ponto exige e o artigo em que se apoia.
2. Documentação (opcional). Os documentos que os condóminos devem ler antes da reunião.
3. Convocatória. O texto gera-se da data, do local e da ordem de trabalhos, com a segunda convocatória. Sai por email, com o PDF, a quem tem conta ou aceitou recebê-la assim. Para as outras frações, o MyKondo prepara uma carta por fração e guarda o dia do envio e o número de registo dos CTT.
4. Presenças. Cada condómino marca a sua no telemóvel, ou regista-a o administrador, incluindo quem vem por procuração. O quórum é a soma das permilagens presentes.
5. A reunião. Abre-se um ponto de cada vez. Cada fração vota no telemóvel, ou o administrador regista o voto, e os totais aparecem em permilagem, ao vivo.
6. Ata. Gera-se das presenças, dos pontos, dos votos de cada fração e das declarações de voto, e recebe o número do livro quando a reunião termina.

O que uma deliberação desencadeia

Quando um ponto se fecha, o resultado segue para onde tem de seguir, na mesma operação: o orçamento fica aprovado, as contas do ano ficam aprovadas, a obra pode ser adjudicada e cobrada, e os órgãos eleitos entram em funções.

A ata e o livro de atas

A ata é um PDF gerado do que ficou registado na reunião: as presenças, os pontos e os votos de cada fração. Recebe um número do livro de atas do condomínio, que pode continuar a numeração de um livro em papel, e o livro fica como foi escrito.

Envia-se aos condóminos por email, com o PDF, e em carta para as frações que recebem pelo correio. Na aplicação, quem esteve presente pode aprová-la, contestá-la ou juntar uma declaração de voto, e fica registado quem respondeu e quando.

O que vem a seguir

O MyKondo continua a crescer. Estas funcionalidades estão no roadmap, e vão ser implementadas para todos os utilizadores do MyKondo:

• A ata como título executivo. A ata com o montante anual de cada condómino e as datas de vencimento, que é o que a lei pede para a cobrança das dívidas (Decreto-Lei n.º 268/94, art. 6.º). O guia Como redigir uma ata explica esses requisitos.
• A unanimidade com os condóminos ausentes. A aprovação por unanimidade dos presentes, com a comunicação aos ausentes e a contagem do prazo de resposta (Código Civil, art. 1432.º, n.ºs 8 a 11).